7500份檔案20秒完成存取，這是在未建立智能檔案室前,濟(jì)寧市太白湖區(qū)大學(xué)生檔案管理的工作人員無(wú)法想象的事情。因?yàn)樵谶@之前，檔案管理實(shí)行定位定柜制,一個(gè)檔案放錯(cuò)需要排查全部檔案，這才是當(dāng)時(shí)檔案管理的真實(shí)情況。等畢業(yè)生因事來找檔案時(shí),十分不便,如今這個(gè)問題因?yàn)橹悄軝n案室的建立迎刃而解，而智能檔案室的核心成員就是我們的智能密集架。因?yàn)橹悄苊芗軐?shí)現(xiàn)無(wú)序擺放，有序管理。
如今，進(jìn)入新科技時(shí)代的智能檔案室，您會(huì)看見一排排帶著電子顯示屏的智能密集架整齊排列。辦公桌上一臺(tái)全天候用于數(shù)字檔案的閱覽和查詢的電腦實(shí)時(shí)記錄信息，保障檔案資料萬(wàn)無(wú)一失。“我們?nèi)〕龅臋n案可隨便打開一個(gè)柜子裝進(jìn)去,不像以前在檔案柜里貼許多標(biāo)簽,到最后自己都記混了。”太白湖新區(qū)黨工委組織部曹科長(zhǎng)的心聲也是現(xiàn)代檔案管理人員們的心聲。那種老套，繁復(fù)，易丟失的人工管理時(shí)代已經(jīng)過去，而進(jìn)入了嶄新的智能密集架時(shí)代。
在這里，20組檔案智能密集架全天聯(lián)網(wǎng),電腦會(huì)實(shí)時(shí)更新檔案的最新位置信息,便于再次查找基本檔案。如今檔案室180平米,20組智能檔案櫥只占40平米,活動(dòng)空間非常大。以前一個(gè)檔案柜需兩個(gè)人打理,現(xiàn)在7500本檔案只需兩個(gè)管理人員。當(dāng)有檔案需要存取，工作人員打開電腦智能檔案管理系統(tǒng)頁(yè)面，敲打了幾個(gè)字，智能密集架的柜門自動(dòng)打開，12層檔案自動(dòng)翻轉(zhuǎn)定位，檔案標(biāo)簽上紅燈閃亮，電子顯示屏顯示檔案姓名與編號(hào)，三重提醒保障，不到20秒，成功取出第一份檔案。在智能密集架的幫助下，檔案管理就是這樣簡(jiǎn)單，這樣輕松。
科學(xué)地編號(hào),紙質(zhì)檔案數(shù)字化,只需“彈指間”便完成了有效的檔案管理，這是時(shí)代，是科技，送給我們超酷的禮物。
